Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những khâu nghiệp vụ nhận được nhiều sự quan tâm từ phía các cơ quan quản lý nhà nước và độc giả trong thời gian gần đây. Ở nước ta, vấn đề này cũng đã được quy định: “Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”(1) trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Trong bài viết này, chúng tôi muốn giới thiệu một cách tóm tắt những quy định về tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định trong Luật Lưu trữ một số nước trên thế giới.

1. Thẩm quyền cho phép khai thác tài liệu lưu trữ

Thực hiện mục tiêu phục vụ khai thác sử dụng tài liệu, một số nước trên thế giới đã đặc biệt quan tâm tới việc quy định về thẩm quyền và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc phục vụ độc giả. Nhờ vậy, việc phục vụ các nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu của độc giả tại các cơ quan, tổ chức lưu trữ đã có nhiều thuận lợi, tránh được tình trạng tài liệu lưu trữ bị cô lập với độc giả.

Luật Lưu trữ nước Cộng hoà nhân dân Trung Hoa (Trung Quốc) năm 1987 và sửa đổi năm 1996 tại Chương III, Điều 13 quy định: “thẩm quyền cho phép khai thác tài liệu lưu trữ thuộc về các cơ quan quản lý hành chính lưu trữ và các kho lưu trữ từ cấp Nhà nước tới cấp huyện”.

Quy định trên đã được cụ thể hoá tại Chương IV, Điều 22 bản Hướng dẫn thực hiện Luật Lưu trữ nước CHND Trung Hoa. Theo đó, “Kho lưu trữ các loại, các cấp phải tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ của toàn xã hội”; Điều 22 văn bản này cũng quy định về thẩm quyền cho phép khai thác những tài liệu lưu trữ hiện hành trong các cơ quan đoàn thể, cụ thể là “Nếu các cơ quan, đoàn thể, đơn vị sự nghiệp, tổ chức và công dân Trung Quốc muốn sử dụng những tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại các phòng kho lưu trữ của các cơ quan, đoàn thể, đơn vị sự nghiệp và các tổ chức khác mà chưa giao nộp cho Kho lưu trữ, thì phải được sự đồng ý của cơ quan hiện đang quản lý tài liệu”. Bên cạnh đó, Điều 25 của bản Hướng dẫn này cũng quy định về việc sử dụng tài liệu ký gửi của các cá nhân, gia đình, dòng họ: “Kho lưu trữ nhà nước các cấp công bố và sử dụng những tài liệu lưu trữ ký gửi thì phải được sự đồng ý của người có quyền sở hữu chúng”. Những quy định về thẩm quyền cho phép khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung Quốc như trên đã góp phần giúp ngành lưu trữ Trung Quốc thực hiện mục tiêu: “hướng tới phục vụ” các nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ trong toàn quốc từng bước đạt được những kết quả nhất định.

Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Pháp được quy định rõ: “Toàn bộ cơ quan giữ tài liệu lưu trữ công hay tư đều không được từ chối việc yêu cầu khai thác tài liệu lưu trữ vì bất cứ lý do gì”. Với quy định này, thẩm quyền cho phép khai thác tài liệu lưu trữ thuộc về những người đứng đầu các cơ quan lưu trữ (công và tư); tại mục I, Điều L213-3 của Luật Lưu trữ Pháp cũng cho phép sử dụng những tài liệu lưu trữ công chưa đến thời hạn công bố (phục vụ lợi ích chính đáng).

Mặc dù không quy định rõ thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhưng trong Chương 7, Luật Quản lý tài liệu lưu trữ công của nước Cộng hoà Đại Hàn Dân Quốc (Hàn Quốc) về Công khai tài liệu có đề cập tới quyền quyết định cao nhất thuộc về  Thủ trưởng cơ quan quản lý, lưu trữ tài liệu công.

Bên cạnh đó, vấn đề khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ cũng được đề cập cụ thể trong Luật Lưu trữ các nước như Tây Ban Nha, Cộng hoà Séc, Liên bang Nga  …, chẳng hạn tại Chương 5, Luật Lưu trữ Cộng hoà Séc quy định “thẩm quyền cho phép khai thác tài liệu lưu trữ thuộc về Giám đốc các Lưu trữ Quốc gia, các trường hợp đặc biệt cần có sự xem xét và cho ý kiến của Bộ trưởng Bộ Nội các”.

Qua nghiên cứu Luật Lưu trữ một số nước, chúng ta thấy các nước đều quy định thẩm quyền cho phép khai thác tài liệu lưu trữ công thuộc về người đứng đầu các đơn vị quản lý tài liệu lưu trữ công, và thẩm quyền của cá nhân sở hữu trong việc cho khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân.

2.  Đối tượng được quyền khai thác tài liệu lưu trữ

So với giai đoạn trước thì quyền được khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở các nước được mở rộng cho cả đối tượng là người nước ngoài, điều này cũng xuất phát từ nhiệm vụ phục vụ độc giả của ngành lưu trữ trong thời kỳ mới.

Luật Lưu trữ nước Cộng hoà nhân dân Trung Hoa là một trong những điều luật quy định khá chi tiết và đầy đủ về các đối tượng được quyền khai thác tài liệu lưu trữ. Điều 19 có nêu  “Công dân nước cộng hoà Nhân dân Trung Hoa và các tổ chức có chứng minh hợp pháp có thể sử dụng những tài liệu đã được công bố công khai”. Điều 20 quy định “các cơ quan, đoàn thể, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức khác và công dân có thể sử dụng những tài liệu lưu trữ chưa được công bố của kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ đang được các cơ quan, đoàn thể, đơn vị sự nghiệp và các tổ chức khác giữ theo quy định”. Bên cạnh đối tượng là người trong nước thì các độc giả nước ngoài cũng có quyền khai thác sử dụng tài liệu nếu có đủ giấy tờ theo quy định (xem mục 3).

Một số nước khác dù không quy định chi tiết quyền được khai thác tài liệu lưu trữ của độc giả trong nước và nước ngoài, nhưng cũng có những quy định chung về đối tượng được khai thác tài liệu như: Luật Lưu trữ Hàn Quốc quy định “Thủ trưởng các cơ quan công cũng như cơ quan quản lý, lưu trữ tài liệu phải nỗ lực hết mình để có thể công khai các tài liệu lưu trữ tới toàn dân”. Mục 2, Điều 37, Luật Di sản và Tài liệu lưu trữ Tây Ban Nha quy định “Các cơ quan lưu trữ đảm bảo quyền truy cập miễn phí của tất cả các công dân”; Điều 25, Luật Lưu trữ Rumani quy định “Việc sử dụng hồ sơ công được dựa trên nguyên tắc truy cập miễn phí và bình đằng cho tất cả các đơn xin khai thác”.

Luật Lưu trữ Liên bang Nga quy định “Người sử dụng tài liệu lưu trữ được tra tìm tự do và nhận tài liệu để nghiên cứu. Người sử dụng tài liệu được cung cấp các phương tiện tra tìm và thông tin về các phương tiện đó cũng như các tài liệu bản gốc hoặc bản sao cần thiết”. Luật Lưu trữ Liên bang Đức sửa đổi tháng 5/2005 nêu rõ: “Mục đích của việc ban hành Luật Lưu trữ Liên bang và các bang: Trước hết không xuất phát từ nguyện vọng ý chí của các cơ quan lưu trữ, mà xuất phát từ nguyên tắc dân chủ, quyền tự do của mỗi người dân - trong đó có quyền tự do được tìm hiểu, được cung cấp thông tin - đã được Hiến pháp quy định”.

Như vậy, hầu hết Luật Lưu trữ các nước đều thừa nhận và đảm bảo quyền được sử dụng, khai thác tài liệu lưu trữ một cách bình đẳng và dân chủ của toàn dân. Đây là điểm mới khác biệt so với các Điều lệ về Công tác lưu trữ các nước ở thập niên 80 của thế kỷ 20 trở về trước. Từ mục đích chủ yếu phục vụ và bảo vệ quyền lợi của chính quyền những năm 50, 60 của thế kỷ 20, các Điều lệ về công tác lưu trữ chỉ phục vụ các cơ quan, tổ chức Đảng và Nhà nước, các mục đích nghiên cứu khoa học là chính thì hiện nay việc sử dụng tài liệu lưu trữ được mở rộng, phục vụ mọi đối tượng độc giả với mọi mục đích không trái quy định của pháp luật hiện hành.  Điểm mới này đã mở ra một bước ngoặt, đưa sự nghiệp lưu trữ thế giới bước sang trang mới, góp phần đưa tài liệu lưu trữ vào phục vụ các nhu cầu hiện tại và tương lai của xã hội, tương xứng với những giá trị vốn có của tài liệu lưu trữ.

3.  Thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Với các loại hình tài liệu khác nhau, đối tượng độc giả khác nhau nên các nước cũng có những quy định về thủ tục khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ khác khau. Tuy nhiên, những nội dung này hầu như không được thể hiện chi tiết trong Luật Lưu trữ mà được thể hiện dưới dạng các văn bản hướng dẫn thi hành Luật.

Tại Điều 22 bản Hướng dẫn thực hiện Luật Lưu trữ nước CHND Trung Hoa quy định  thủ tục đối với độc giả “Công dân và các tổ chức của nước CHND Trung Hoa nếu có mang theo những giấy tờ hợp pháp như thư giới thiệu, giấy chứng nhận công tác, chứng minh nhân dân,… thì có thể sử dụng những tài liệu lưu trữ đã được công bố công khai” và “Những cá nhân hoặc các tổ chức nước ngoài nếu muốn sử dụng những tài liệu lưu trữ loại này thì phải được sự giới thiệu của đơn vị chủ quản và sự đồng ý của kho lưu trữ đang bảo quản những tài liệu này”. Luật Lưu trữ Pháp không quy định các thủ tục chi tiết nhưng tại Điều L213-3 có quy định “Độc giả phải có đơn xin tra cứu tài liệu”.

4.  Thời hạn được tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ

Thời hạn tiếp cận, khai thác tài liệu lưu trữ hiện vẫn là vấn đề nhận được sự quan tâm lớn của các nhà quản lý ngành lưu trữ các nước. Việc quy định thời hạn công bố tài liệu ở mỗi nước được dựa trên những cơ sở lý luận khác nhau dẫn đến thời hạn được tiếp cận những tài liệu lưu trữ ở mỗi nước cũng khác nhau.

Luật Lưu trữ Rumani quy định: “Công khai phục vụ việc sử dụng toàn bộ tài liệu lưu trữ được tạo ra bởi các Đảng trong giai đoạn 1921-1989 và nhà nước cộng sản trong thời gian 1945-1989; 25 năm sau khi tài liệu được tạo ra đối với tài liệu thông thường và 75 năm sau khi hình thành tài liệu đối với tài liệu cá nhân” và “Chủ sở hữu tài liệu lưu trữ cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của họ quy định về việc cho phép hay không cho phép truy cập tài liệu” (Điều 22 và 37).

Một số nước quy định mốc thời gian cụ thể cho việc công khai tài liệu như tại Điều 19, Luật Lưu trữ Trung Quốc quy định “Những tài liệu lưu trữ được kho lưu trữ nhà nước bảo quản thông thường sẽ được công bố rộng rãi cho công chúng sau khi tròn 30 năm kể từ ngày bắt đầu hình thành. Thời hạn công bố những loại tài liệu lưu trữ như tài liệu kinh tế, khoa học, kỹ thuật, văn hoá,… có thể ít hơn 30 năm; những tài liệu liên quan đến sự an toàn hoặc lợi ích trọng đại của quốc gia hoặc những tài liệu khác đã đến hạn nhưng chưa thích hợp cho việc công bố thì thời hạn công bố có thể hơn 30 năm” hay Luật Lưu trữ Hàn Quốc tại Điều 35 cũng quy định “30 năm sau khi hình thành, tài liệu sẽ được công khai, trường hợp thủ trưởng cơ quan quản lý, lưu trữ lịch sử yêu cầu kéo dài thời gian hạn chế sử dụng của tài liệu thì có thể kéo dài thời gian công khai hơn, nhưng sau 5 năm phải định kỳ đánh giá lại”. Bên cạnh đó cũng có những nước đã quy định rất chi tiết các mốc thời hạn công khai tài liệu như ở Pháp, Áo, ….

Luật Lưu trữ nước Cộng hoà Pháp quy định “Các tài liệu lưu trữ công được quyền tiếp cận sau khi hết thời hạn: 25 năm kể từ ngày hình thành tài liệu hay ngày của tài liệu mới nhất trong hồ sơ đối với tài liệu thường; 25 năm kể từ ngày mất của đối tượng có liên quan, đối với tài liệu liên quan đến bí mật y học. Nếu ngày mất không xác định thì thời hạn khai thác tài liệu là 25 năm kể từ ngày đối tượng bắt đầu có liên  quan; 50 năm đối với tài liệu có liên quan đến bí mật quốc phòng, đối ngoại, an ninh và những tài liệu lưu trữ liên quan đến xây dựng cơ bản, trang bị và thi công các công trình, toà nhà hay một phần toà nhà được dùng để giam cầm người hay tiếp nhận thường xuyên những người bị giam cầm. Thời hạn này được tính từ khi kết thúc việc sử dụng những công trình, toà nhà hay một phần toà nhà có liên quan; 75 năm đối với tài liệu cá nhân hoặc 25 sau ngày mất của đối tượng; 100 năm kể từ thời gian ghi trên tài liệu hoặc thời gian của tài liệu gần nhất có trong hồ sơ hoặc 25 năm tính từ ngày mất của đối tượng đối với tài liệu cá nhân mà chủ thể của nó là vị thành niên” (Điều L213-2). Luật Lưu trữ nước Cộng hoà Áo quy định “thời hạn tiếp cận tài liệu phổ biến là 30 năm, trừ những trường hợp được pháp luật quy định khác, với những tài liệu mật và tài liệu quốc phòng, an ninh, ngoại giao thì thời hạn tiếp cận muộn nhất là 50 năm; 10 năm sau khi chết hoặc 110 kể từ ngày sinh đối với tài liệu nhân sự. Tuy nhiên, chủ sở hữu tài liệu lưu trữ, người có liên quan có quyền rút ngắn thời hạn tiếp cận tài liệu được quy định ở trên khi xét thấy không vi phạm những quy định chung về bảo mật”.

Vấn đề thời hạn tiếp cận tài liệu lưu trữ cũng được nước Cộng hoà Dân chủ Đức (cũ)quy định: “thời hạn tiếp cận đối với tài liệu phổ biến là 30 năm, đối với tài liệu được quy định về bảo mật thì thời hạn tiếp cận là 60 năm đối với luật Bảo mật của Bang và 80 năm đối với tài liệu của Luật liên bang; 30 năm kể từ khi chết đối với tài liệu nhân sự hoặc sau 110 năm tính từ ngày sinh của nhân sự. Thời hạn trên có thể rút ngắn hoặc kéo dài hơn tuỳ thuộc vào chủ sở hữu tài liệu, cơ quan sản sinh ra tài liệu đó nhằm phục vụ yêu cầu nghiên cứu khoa học và phục vụ theo yêu cầu của pháp luật”.

Như vậy, việc tiếp cận và thời hạn được phép tiếp cận tài liệu lưu trữ đã được các nhà quản lý, các luật gia đặc biệt quan tâm, minh chứng là trong Luật Lưu trữ các nước đều có những điều khoản quy định khá đầy đủ và chi tiết về thời hạn được phép công bố và khai thác tài liệu lưu trữ công. Bên cạnh việc quy định thời hạn được khai thác đối với tài liệu lưu trữ thông thường, các nước cũng quy định về thời hạn khai thác đối với các tài liệu đặc biệt khác như tài liệu mật, tài liệu quý hiếm, tài liệu cá nhân,…. Với những quy định như vậy, Luật Lưu trữ các nước đã góp phần quan trọng cho các cơ quan lưu trữ tài liệu trong việc thực thi nhiệm vụ của mình, đặc biệt là nhiệm vụ công bố và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, tránh được tình trạng tài liệu bị đóng kín trong kho lưu trữ không được đưa ra khai thác; hoặc tình trạng cho khai thác quá sớm các tài liệu lưu trữ mật, tài liệu cá nhân, hoặc sử dụng ồ ạt các tài liệu lưu trữ quý hiếm,…. Tất cả những tình trạng trên được khắc phục đáng kể trong quá trình khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, góp phần đưa nhiệm vụ tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của các cơ quan lưu trữ đạt kết quả cao. Đồng thời, điều đó còn góp phần quan trọng vào việc khẳng định vị trí đặc biệt quan trọng của tài liệu lưu trữ đối với mọi mặt đời sống kinh tế, văn hoá, khoa học, xã hội,… của đất nước.

5.  Phí khai thác tài liệu lưu trữ

Quy định mức phí đối với độc giả khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là việc cần thiết trong xây dựng Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành luật. Thu phí khai thác giúp cho các cơ quan lưu trữ tài liệu có thêm nguồn thu phục vụ việc cải tạo cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc bảo quản an toàn và duy trì tuổi thọ tối đa cho tài liệu; mặt khác thu phí còn góp phần làm tăng ý thức của độc giả trong quá trình khai thác sử dụng tài liệu.

Quy định về mức phí khai thác sử dụng tài liệu ở các nước có sự khác nhau, một số nước không thu phí sử dụng tài liệu lưu trữ như Tây Ban Nha và Rumani. Một số nước khác ngoài những tài liệu được miễn phí khai thác còn có quy định thu phí khai thác đối với  một số loại tài liệu lưu trữ đặc thù như Luật Lưu trữ Pháp quy định “Những trường hợp bị thu phí khi sử dụng tài liệu lưu trữ: Bản sao hay trích lục các giấy tờ tại các cơ quan lưu trữ công; chứng thực các bản sao của bản đồ được bảo quản tại các cơ quan lưu trữ công, thực hiện theo tỷ lệ của bản gốc, bản chính theo yêu cầu của các đối tượng liên quan; chứng thực các bản sao và các bản in sao của các tài liệu được bảo quản tại các cơ quan lưu trữ công”.

Luật Lưu trữ Nga quy định “Các chứng thực lưu trữ hoặc bản sao tài liệu lưu trữ có liên quan đến việc bảo vệ quyền lợi xã hội về các chế độ hưu trí, trợ cấp, bồi thường được cung cấp miễn phí cho người sử dụng; các lưu trữ, bảo tàng, thư viện nhà nước và lưu trữ, bảo tàng, thư viện thị chính, các tổ chức của Viện hàn lâm Nga cũng như các tổ chức nhà nước và của chính quyền tự quản địa phương, trên cơ sở các tài liệu lưu trữ và các phương tiện tra cứu hiện có, có thể cung cấp các dịch vụ thông tin thu phí đối với người sử dụng, ký kết hợp đồng về việc sử dụng tài liệu lưu trữ và các phương tiện tra cứu”.

Bên cạnh những nước có quy định rõ về phí khai thác sử dụng tài liệu thì có một số nước khác như Trung Quốc, Hàn Quốc, Áo, Đức,… việc thu phí khai thác không quy định trong Luật Lưu trữ mà quy định tại một văn bản khác dưới luật.

Mặc dù quy định về mức phí khai thác sử dụng tài liệu ở các nước có sự khác biệt như: không thu phí, thu phí đối với một số loại tài liệu lưu trữ đặc thù hoặc thu phí trên toàn bộ các nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả nhưng vấn đề này cũng đã nhận được sự quan tâm của các nhà chức trách trong quá trình xây dựng Luật - cơ sở pháp lý quan trọng của ngành lưu trữ, góp phần khẳng định tầm quan trọng của ngành trong hệ thống hành lang pháp lý của mỗi quốc gia.

6.  Trách nhiệm của độc giả khi khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

Trách nhiệm khi khai thác tài liệu lưu trữ là một yêu cầu đặc biệt quan trọng đối với độc giả. Tài liệu lưu trữ có giá trị nhiều mặt, có thể mang lại lợi ích kinh tế, văn hoá, xã hội … nhưng nếu sử dụng sai mục đích thì có thể ảnh hưởng tới quyền lợi của Đảng, Nhà nước và nhân dân hoặc ảnh hưởng trực tiếp tới tuổi thọ, tình trạng vật lý, nguyên bản của tài liệu lưu trữ. Do vậy, quy định cụ thể trách nhiệm của độc giả khi khai thác tài liệu lưu trữ là cần thiết nhằm bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Một số nước đã đưa vấn đề này vào Luật như Cộng hoà Dân chủ Áo, khi khai thác tài liệu “Độc giả phải sử dụng tài liệu đúng mục đích công việc, nghiên cứu khoa học, công bố, bảo vệ quyền lợi cá nhân. Với tài liệu rút ngắn thời hạn tiếp cận chỉ được khai thác phục vụ mục đích nghiên cứu khoa học hoặc khi có sự chỉ định, không được công bố. Nếu độc giả vi phạm sẽ bị cấm không được sử dụng tài liệu lưu trữ” hoặc Luật Lưu trữ Cộng hoà Dân chủ Đức (cũ) quy định độc giả khi khai thác tài liệu lưu trữ phải đảm bảo “không phương hại đến lợi ích Liên bang và Bang, không ảnh hưởng đến lợi ích, sự an toàn của những người liên quan, không làm ảnh hưởng, phương hại đến tình trạng vật lý của tài liệu, không vi phạm những quy định về bảo vệ bí mật mà pháp luật đã quy định”.

Trên đây là những quy định về khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của một số nước trên thế giới được quy định trong Luật Lưu trữ hoặc văn bản hướng dẫn thi hành luật. Những quy định này rất hữu ích cho chúng ta trong quá trình xây dựng các văn bản quy định về khai thác và sử dụng tài liệu hay trong việc xây dựng các tiêu chuẩn, định mức của ngành.

Đỗ Thị Huyền – Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ Cục VTLTNN