Có thể nói rằng giải pháp số hóa tài liệu đã thực sự trở thành vấn đề cấp bách hàng đầu không thể thiếu đối với các tổ chức doanh nghiệp vì nó tạo ra sự khác biệt về tốc độ và tư duy vượt trội.

Các ứng dụng có tính kết nối nhanh chóng, chức năng chuyên biệt được chú trọng và việc quản lý, chia sẻ và kiểm soát thông tin hiệu quả sẽ là điểm mấu chốt giúp doanh nghiệp đẩy mạnh hoạt động kinh doanh.
Việc lưu trữ tài liệu dạng bản cứng sẽ gặp phải một số những rủi ro như bị thất lạc tại liệu, sẽ tốn rất nhiều thời gian để tìm kiếm nếu như chúng không được lưu trữ đúng chỗ và khóa học, mặt khác không gian  để kê những chiếc tủ lưu trữ các hồ sơ giấy tờ làm cho văn phòng thêm chật chội. Trong khi đó, tài liệu giấy mà các tổ chức và doanh nghiệp phải xử lý đã tăng gấp 10 lần trong năm năm qua, và sự gia tăng này đã làm cho chi phí quản lý ngày càng tăng cao hơn.

Hợp lý hóa các quy trình kinh doanh và tăng hiệu suất công việc luôn là những mối quan tâm hàng đầu của các tổ chức và doanh nghiệp, nhất là khi tình hình kinh tế đang gặp nhiều khó khăn. Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu và sổ sách là một trong những giải pháp giúp các tổ chức và doanh nghiệp có thể tăng hiệu suất và giảm chi phí. Hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số là những ứng dụng phần mềm quản lý các tài liệu giấy và hồ sơ điện tử.

Các phần mềm này có chức năng truy tìm, bảo mật và sắp xếp, lưu trữ tài liệu dưới dạng kỹ thuật số. Hệ thống quản lý này thường có các thành phần cơ bản: các công cụ nắm giữ và nhập để đưa tài liệu vào hệ thống; các phương pháp để lưu trữ hồ sơ tài liệu; các công cụ chỉ số hóa và truy tìm để xác định vị trí tài liệu; các công cụ phân phối để xuất tài liệu từ hệ thống; hệ thống bảo mật để bảo vệ các tài liệu không được phép truy cập.

Quy trình quản lý tài liệu số bắt đầu bằng việc chuyển đổi các tài liệu giấy và sổ sách sang những hồ sơ điện tử có thể lưu trữ dưới dạng file mềm. Một tài liệu giấy được quét vào máy quét (scan) rồi chuyển thành file ảnh. Sau đó phần mềm sẽ chuyển file đó thành file mềm giống nguyên dạng ban đầu và có thể lưu trữ theo ý của người sử dụng. Khi cần, chỉ việc gõ từ khóa cần tìm.

Việc chuyển đổi từ tài liệu giấy sang tài liệu số giúp loại bỏ những khó khăn trong việc tìm hồ sơ lưu trữ. Với hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số có thể quản lý hàng triệu tài liệu và truy tìm chính xác trong vài giây, giảm các chi phí hoạt động nhờ không phải bảo lưu hồ sơ giấy.

Các hệ thống quản lý tài liệu xúc tiến các quy trình kinh doanh bằng cách cho phép truy cập ngay vào thông tin. Điều này làm tăng sự cộng tác giữa các bộ phận và văn phòng, nâng cao khả năng bảo mật hồ sơ và sổ sách. Bên cạnh đó, có thể chia sẻ các tài liệu với đồng nghiệp, gửi thư điện tử và fax các hồ sơ ngay, truy cập các tài liệu trong lúc di chuyển, hỗ trợ những hồ sơ và sổ sách để phục hồi biến cố.

Một hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số có thể giúp tiết kiệm thời gian nhờ: trả lời ngay các yêu cầu thông tin, tìm được ngay vị trí của các tài liệu và trình bày các thông tin quan trọng; không bị mất tài liệu; giảm thời gian sao chép và phân phối tài liệu cho nhân viên và liên lạc bên ngoài.

Việc quản lý hồ sơ kỹ thuật số còn giúp giảm chi phí quản lý giấy tờ, giảm chi phí lập hồ sơ, sao chép và truy tìm tài liệu lưu trữ ngoài mạng, giảm thời gian ngừng việc trong trường hợp có thiên tai, đơn giản hóa việc lập kế hoạch kinh doanh liên tục, dùng không gian để lưu trữ giấy trước đây cho các hoạt động tạo doanh thu có hiệu quả hơn… Nói chung, việc sử dụng hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số giúp cho chi phí thấp hơn và doanh thu tăng, đưa đến khả năng sinh lợi cao hơn.

Sử dụng hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số là phương pháp đã khá phổ biến trên thế giới, nhưng còn khá mới mẻ tại Việt Nam. Ngành công nghệ thông tin-viễn thông Việt Nam đang phát triển nhanh chóng, tuy nhiên, đang phải đối mặt với một trong những khó khăn lớn trong việc số hóa thông tin. Đây là các giải pháp có hiệu quả để xây dựng cơ sở dữ liệu cấp quốc gia, cấp bộ và cấp tỉnh, thành phố để có khả năng chia sẻ thông tin với nhau.

Để thực hiện một hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số, mỗi tổ chức, doanh nghiệp cần phải chọn một hệ thống riêng, tùy theo nhu cầu khác nhau của mình để có thể đạt được hiệu quả cao nhất. Tài liệu được scan và đánh chỉ mục trên máy chủ, cùng với khả năng chia sẻ, bảo mật không hạn chế. Tăng cường khả năng cộng tác và tìm kiếm thông tin trong doanh nghiệp, cắt giảm thời gian tìm kiếm thông tin và các chi phí ro các rào cản thông tin trong doanh nghiệp gây ra. Tạo đà bứt phá trong mọi mô hình doanh nghiệp.

Theo sohoatailieu.vn