1. Khái niệm: Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm văn thư của một cơ quan, một đơn vị, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và được xây dựng theo một chế độ đã quy định.

2. Tác dụng:
- Tạo điều kiện cho việc lập hồ sơ trong cơ quan được chủ động, hợp lý, chính xác và có chất lượng.
- Giúp cán bộ lãnh đạo nắm được toàn bộ công việc, của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ nhân viên.
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ.
- Quản lý chặt chẽ tài liệu và là căn cứ để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
3. Cơ sở để xây dựng danh mục hồ sơ
Để xây dựng được danh mục hồ sơ đúng, phù hợp với nội dung hoạt động của cơ quan công ty cần căn cứ vào:
- Chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ.
- Lề lối làm việc, chế độ hội nghị, báo cáo, tổ chức văn thư của cơ quan công ty...
- Các loại tài liệu đã hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hoặc danh mục hồ sơ của năm trước và bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan.
- Các đặc trưng lập hồ sơ: tên gọi, vấn đề, tác giả, địa dư, cơ quan giao dịch, thời gian (xem phần phương pháp lập hồ sơ).
4. Cách làm danh mục hồ sơ: có hai cách
* Cách 1: Cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan công ty dự kiến danh mục hồ sơ cho từng đơn vị tổ chức trong cơ quan, sau đó gửi các đơn vị tham gia ý kiến. Cán bộ văn thư, lưu trữ giúp văn phòng cơ quan tập hợp danh mục hồ sơ các đơn vị, bổ sung, hoàn chỉnh thành danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ trưởng xét duyệt và ban hành.
Cách làm này có thể tiến hành tương đối nhanh nhưng khó khăn trong việc dự kiến các hồ sơ cụ thể vì nó đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng cán bộ, nắm được yêu cầu nghiên cứu của từng cán bộ mới dự kiến được danh mục hồ sơ sát hợp.
* Cách 2: Từng cán bộ nghiên cứu căn cứ vào nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác trong năm và kinh nghiệm của các năm trước, dự kiến những hồ sơ mình cần lập trong năm, đưa cho cán bộ phụ trách đơn vị góp ý kiến. Cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến danh mục hồ sơ của các cán bộ trong đơn vị (bổ sung những hồ sơ còn thiếu, bỏ những hồ sơ trùng lặp hoặc không cần thiết) thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Cán bộ văn thư, lưu trữ có trách nhiệm giúp văn phòng cơ quan tập hợp danh mục hồ sơ của các đơn vị (bổ sung những hồ sơ còn thiếu, bỏ những hồ sơ trùng lặp...) thành bản danh mục hồ sơ chung của cơ quan, trình thủ trưởng xét duyệt và ban hành.
Cách làm này có ưu điểm: danh mục hồ sơ lập được sẽ đầy đủ, chính xác hơn nhưng để bảo đảm hoàn thành đúng thời gian và có chất lượng, cán bộ văn thư, lưu trữ cần chủ động hướng dẫn nghiệp vụ, phương pháp lập danh mục hồ sơ. Văn phòng cơ quan cần có kế hoạch cụ thể kiểm tra, đôn đốc thường xuyên các đơn vị.
Danh mục hồ sơ mỗi năm làm một lần vào cuối năm trước. Những cơ quan có tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ ít thay đổi, cần đầu tư thời gian làm danh mục hồ sơ lần đầu, những năm sau chỉ điều chỉnh, bổ sung một số hồ sơ cụ thể cho phù hợp với nhiệm vụ, chương trình công tác năm đó và tiếp tục sử dụng.
(Mẫu danh mục hồ sơ - xem phụ lục số 1).
5. Cách sử dụng danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ đã được thủ trưởng phê duyệt cần sao thành nhiều bản: Trưởng phòng tổ chức hành chính giữ 1 bản để theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ.
Cán bộ văn thư giữ một bản để theo dõi lập những hồ sơ thuộc phần mình phụ trách đồng thời theo dõi để ghi vào mục lưu hồ sơ trong dấu đến (khi đóng vào công văn đến) và cột lưu hồ sơ trong sổ đăng ký công văn đi, đến.
Cán bộ lưu trữ giữ một bản để nắm được số lượng hồ sơ cần lập trong năm mà chuẩn bị bìa hồ sơ phát cho các đơn vị đồng thời làm cơ sở để theo dõi, hướng dẫn cán bộ trong cơ quan lập hồ sơ và thu hồ sơ về lưu trữ.
Phòng Tổ chức hành chính sao (hoặc trích sao) gửi mỗi phòng trong công ty một bản để thực hiện.
Cán bộ nghiệp vụ căn cứ vào danh mục hồ sơ, xem mình phải lập những hồ sơ gì, để chuẩn bị đầy đủ bìa, ghi tên hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ (như trong danh mục hồ sơ). Trong quá trình giải quyết công việc tài liệu thuộc hồ sơ nào đưa vào tờ bìa ghi tên hồ sơ ấy, hồ sơ sẽ kết thúc khi công việc được giải quyết xong (hoặc hết năm văn thư đối với các tập lưu công văn đi).
* Một số điểm cần lưu ý
- Danh mục hồ sơ là bản dự kiến trước nên có thể có trường hợp chưa sát với thực tế, vì vậy trong quá trình giải quyết công việc nếu có những vấn đề mới nảy sinh cần bổ sung ngay vào danh mục (trong danh mục cần để một số hồ sơ trống để dự phòng).
- Cuối năm nếu có trường hợp hồ sơ đã dự kiến trong danh mục nhưng trong thực tế không thực hiện công việc, không lập được hồ sơ thì ghi vào cột ghi chú trong danh mục hồ sơ: không hình thành hồ sơ.
- Nếu hết năm công việc chưa giải quyết xong, chưa kết thúc hồ sơ thì ghi vào cột ghi chú trong danh mục hồ sơ: chuyển sang năm sau.
Tóm lại: Danh mục hồ sơ đóng vai trò rất quan trọng và thiết thực trong công tác lập hồ sơ. Vì vậy, để danh mục hồ sơ phát huy tác dụng, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ trong cơ quan thực hiện được dễ dàng, khi xây dựng cần nghiên cứu kỹ, làm dần từng bước, tránh làm qua loa, đại khái, hình thức. Qua từng năm đều có rút kinh nghiệm để điều chỉnh, bổ sung danh mục hồ sơ ngày càng hoàn chỉnh hơn.

TS. Nguyễn Lệ Nhung