1. Phương án sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ
Bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ nhằm bảo đảm an toàn tra tìm nhanh tài liệu. Vì vậy, các kho lưu trữ cần phải có phương án sắp xếp khoa học; phải kiểm tra, thống kê tài liệu thường xuyên để nắm chắc số lượng, chất lượng của tài liệu.

Phải có các chế độ quy định, nội quy về công tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháy; phải có chế độ bảo quản và tổ chức sử dụng một cách thống nhất.
Sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ tạo điều kiện cho công tác thống kê, kiểm tra và tra tìm tài liệu lưu trữ, nhằm nắm chắc địa chỉ tài liệu, số lượng, chất lượng của tài liệu, phục vụ yêu cầu quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ.
Ngoài ra, sắp xếp khoa học các hồ sơ trong kho lưu trữ còn giúp cho cán bộ, công chức lưu trữ có điều kiện xử lý nhanh chóng các biến cố xảy ra, chống được các yếu tố phá hoại tài liệu lưu trữ.
a) Sắp xếp tài liệu theo hồ sơ
Tài liệu trong hồ sơ, đơn vị bảo quản được sắp xếp theo đặc trưng đã được vận dụng trong khi lập hồ sơ. Mỗi hồ sơ chỉ nên dày 2 - 3 cm, nếu khối lượng nhiều thì nên chia thành nhiều đơn vị bảo quản.
Tài liệu bản vẽ, có khổ rộng thì thường sắp xếp theo các phương pháp: đặt nằm, cuộn tròn. Đối với những bản vẽ giấy mỏng có thể cuộn tròn, còn đối với những tài liệu khổ rộng giấy cứng thì phải để nằm trong các ngăn kéo. Mỗi phương pháp sắp xếp tài liệu đều có những ưu điểm và nhược điểm của nó.
b) Sắp xếp tài liệu lên giá
Nguyên tắc sắp xếp tài liệu lên giá là phải dễ tìm thấy, dễ lấy, tuỳ theo từng loại tài liệu, nhưng việc sắp xếp lên từng khoang, từng giá phải thống nhất theo quy định sắp xếp từ trái qua phải, từ trên xuống dưới.
Trường hợp tài liệu sắp xếp trong hộp, trong gói… có đánh số thứ tự cần xếp lên giá theo đúng số thứ tự như trên.
c) Sắp xếp giá trong kho
Việc sắp xếp giá trong kho phải thuận tiện cho phương tiện vận chuyển và đi lại, đồng thời bảo bảo đảm cho kho được thông thoáng, tiết kiệm được diện tích, thuận lợi cho công tác làm vệ sinh, sắp xếp và thống kê, kiểm tra tài liệu.
Đối với các giá cố định, khi sắp xếp cần để khoảng trống cần thiết giữa các giá khảng 50cm, đối với các giá di động cứ 5 giá xếp liên tiếp cần để một khoảng trống khoảng 50cm để tiện cho công tác vệ sinh và tra tìm tài liệu.
d) Bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu
Trong một kho lưu trữ có nhiều phông, nhiều giá cần phải làm hai bảng chỉ dẫn: bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo phông và bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo giá.
- Bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo phông là bảng cho biết tài liệu của phông đó để ở ngăn nào, giá nào trong kho; bảng chỉ dẫn này được thiết kế theo mẫu:
Các bảng chỉ dẫn trên được làm thành các tấm thẻ bìa cứng có cùng kích thước và sắp xếp theo từng bảng chỉ dẫn.
Mỗi khi có yêu cầu sắp xếp lại trong kho thì phải thay đổi các tấm thẻ theo sự sắp xếp đó. Như vậy, bảng chỉ dẫn cho phép ta quản lý tài liệu về số lượng, nơi để và cho phép ta quản lý tài liệu về số lượng, nơi để và phát hiện kip thời những tài liệu bị thiếu, bị mất.
2. Chế độ bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ
Mỗi kho lưu trữ đều phải có chế độ quản lý tài liệu nhằm bảo vệ an toàn và bảo quản toàn vẹn trạng thái vật lý của tài liệu. Nội dung chế độ bảo vệ bao gồm:
+ Quy chế kiểm tra định kỳ, đột xuất về chất lượng, số lượng của tài liệu lưu trữ;
+ Quy chế vệ sinh: là chế độ lau chùi, quét dọn để phát hiện những hư hỏng của tài liệu. Trên cơ sở đó có những biện pháp kịp thời phòng và khắc phục các hậu quả làm hư hại tài liệu lưu trữ;
+ Quy chế phòng cháy, chữa cháy: nhằm mục đích loại trừ những nguyên nhân gây ra các đám cháy trong kho, phải có những quy định cụ thể: cấm để các chất cháy, dễ cháy trong kho; cấm sử dụng các chất dễ phát ra tia lửa; cấm hút thuốc, quy định về sử dụng điện trong kho… Đồng thời phải quy định phương án phòng cháy, chữa cháy để khi có đám cháy xảy ra có đủ lực lượng, phương tiện nhanh chóng dập tắt đám cháy;
+ Nội quy ra vào kho: để quản lý người ra vào kho, đề phòng kẻ gian đột nhập vào đánh cắp phá hoại tài liệu lưu trữ, cần phải có nội quy ra vào kho. Trong nội quy cần quy định rõ các thủ tục về việc liên hệ công tác hay sử dụng tài liệu; phải đăng ký ghi tên người, ngày giờ vào cũng như ngày, giờ của khách rời khỏi kho lưu trữ.
Ngoài ra, trong quá trình thực hiện chế độ bảo quản, để tránh cho việc gây hư hại tài liệu phải đặt ra các quy trình, quy phạm trong thao tác, sử dụng hoá chất. Đối với những tài liệu hư hỏng, phải đem sửa chữa để hạn chế làm hư hỏng thêm tài liệu. Nếu có thể áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, thì phải qua một số lần thí nghiệm, khi thấy chắc chắn mới đem áp dụng cho tài liệu lưu trữ.
3. Chế độ sử dụng tài liệu
Tài liệu lưu trữ muốn phát huy được tác dụng phải thông qua tổ chức sử dụng. Trong quá trình giao chuyển, nghiên cứu, trưng bày, muốn bảo vệ được tài liệu lưu trữ phải có những quy định cụ thể, trách nhiệm từng người. Đó là những quy định về chế độ quản lý tài liệu và về chế độ xuất nhập tài liệu, nội quy ở phòng đọc, quy định đưa ra trưng bày ở triển lãm. Đặc biệt đối với các tài liệu quý, hiếm thì các chế độ quản lý càng phải chặt chẽ.