Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý của mình. Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý và tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định. Vai trò của công tác lưu trữ  đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước được thể hiện trên những khía cạnh cụ thể sau:

 1. Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành chính.

Thứ nhất, việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản quản lý nhà nước có thể từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm. Vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ thể hiện ngay khi định hướng nội dung, xác định nhu cầu ban hành văn bản quản lý nhà nước cần phải nghiên cứu các chủ trương, đường lối của Đảng liên quan đến vấn đề đó thông qua các tài liệu lưu trữ. Nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý nhà nước đã quy định về cùng vấn đề đó, để xác định vấn đề đã được điều chỉnh, giải quyết chưa, điều chỉnh, giải quyết bằng cách nào, hiệu quả như thế nào, nhằm bảo đảm tính hệ thống, tính khả thi, sát hợp với thực tế của văn bản. Nghiên cứu thực trạng xã hội được phản ánh qua các tài liệu lưu trữ để văn bản đang soạn thảo phù hợp với thực tế phát triển của đời sống xã hội... vì rằng toàn bộ nguồn thông tin văn bản sử dụng để nghiên cứu đều đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ: thu thập, tra tìm, lựa chọn, tổ chức khai thác sử dụng văn bản.

Thứ hai, dựa trên những thông tin được lưu trữ để nghiên cứu tìm ra quy luật vận động, từ đó dự báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong tương lai, nhất là sự vận động của đối tượng chịu sự tác động của văn bản đang soạn thảo; tìm hiểu đối tượng của văn bản đã hiểu và quan tâm, chờ mong gì về vấn đề đó; dự đoán phản ứng của họ khi nhận được văn bản...Từ đó tìm ra cách thức tác động phù hợp với quy luật vận động của đời sống xã hội và định hướng

Thứ ba, cùng với việc nghiên cứu các văn bản pháp luật hiện hành, trong quá trình xây dựng một văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liên quan đến nội dung văn bản của giai đoạn trước, nhằm đánh giá những thành công, thất bại của từng văn bản, từng quy định; tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa những hạt nhân hợp lý, phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp nhất những tác động tiêu cực, những thiệt hại có thể xảy ra cho xã hội của văn bản mới. Khi ban hành văn bản áp dụng pháp luật, phải tiến hành nghiên cứu hệ thống các quy phạm pháp luật đã được ban hành (hệ thống các văn bản đó được lưu giữ ở lưu trữ hiện hành là phổ biến) để bảo đảm văn bản áp dụng pháp luật đó là đúng thẩm quyền, và có nội dung phù hợp với pháp lụật hiện hành.

Quá trình thu thập thông tin từ tài liệu lưu trữ không qua nhiều khâu trung gian, được thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin diện rộng, phong phú, nhanh chóng, tiết kiệm sẽ phục vụ đắc lực cho việc xây dựng hệ thống thể chế nền hành chính nhà nước. Như vậy, làm tốt các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hoá pháp luật (tập hợp hoá và pháp điển hoá) được tốt, góp phần loại bỏ những quy phạm lỗi thời, làm giảm sự chồng chéo giữa các văn bản quy phạm pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu quả cho hệ thống thể chế nền hành chính nhà nước, bảo đảm cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật nói riêng và văn bản quản lý nhà nước nói chung.

2. Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chính, văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính nhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính.

Quá trình hình thành văn bản từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử có mối quan hệ chặt chẽ, phụ thuộc, thúc đẩy nhau. Điều đó được thể hiện:

- Tất cả các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính trên mọi lĩnh vực của nhà nước hàng ngày, hàng giờ đều gắn liền với văn bản, điều đó cũng có nghĩa là gắn liền việc tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác lưu trữ nói chung. Trong quá trình xây dựng quy hoạch, kế hoạch, nhất thiết phải có nghiên cứu thực trạng vấn đề đó ở giai đoạn trước để đúc rút kinh nghiệm, tìm ra nguyên nhân làm cho công việc thành công hay không thành công, từ đó đưa ra nhiệm vụ, kế hoạch sát hợp với thực tế. Như vậy, hệ thống văn bản quản lý vừa là phương tiện vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý nhà nước, đồng thời cũng là thành phần tài liệu chủ yếu của Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.

Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác nhất cho hoạt động quản lý nhà nước, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quả của quản lý nhà nước. Công tác lưu trữ góp phần vào việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính, xây dựng một nền hành chính hiện đại, tiên tiến. Cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Thực hiện tốt công tác lưu trữ, công văn, giấy tờ là một trong những điều kiện để thực hiện cải cách thủ tục hành chính của các cơ quan đơn vị. Công việc của một cơ quan, một xí nghiệp được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không.

3.  Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Sử dụng thông tin từ văn bản quản lý nhà nước để theo dõi, điều hành và kiểm tra công việc trong cơ quan một cách khoa học, có hệ thống, có căn cứ chính xác. Kiểm tra là điều kiện tất yếu để bảo đảm cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước có hiệu quả. Trong điều kiện hiện nay, một trong những nội dung quan trọng của cải cách thiết chế bộ máy hành chính nhà nước là thực hiện phân cấp thẩm quyền, trách nhiệm giữa các ngành, các cấp chính quyền, hoạt động kiểm tra càng có ý nghĩa to lớn. Nhờ công tác kiểm tra có thể phát hiện, phòng ngừa, ngăn chặn, xử lý kịp thời thiếu sót trong tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước nhằm bảo đảm trật tự quản lý nhà nước trong mọi lĩnh vực, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.

Hồ sơ tài liệu lưu trữ là chứng cứ chân thực có độ chính xác cao để các cấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, sự phù hợp, đúng đắn của quá trình giải quyết công việc, từ đó kiểm tra, đánh giá hoạt động của các cơ quan trong bộ máy nhà nước. Nó có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xem xét các hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của các cơ quan, là cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý trong quản lý hành chính. Đại đa số các văn bản áp dụng pháp luật được ban hành trên cơ sở pháp luật hiện hành, tuy nhiên, có trường hợp phải áp dụng quy phạm đã hết hiệu lực tại thời điểm áp dụng pháp luật nhưng có hiệu lực tại thời điểm xảy ra hành vi vi phạm pháp luật hành chính. Vậy, trong trường hợp này, không thể không nghiên cứu pháp luật ở giai đoạn trước. 4.  Thực hiện tốt công tác lưu trữ góp phần thực hiện một nền hành chính phát triển, hiện đại hướng tới phục vụ nhân dân và ngày càng mở rộng quyền công dân.

Mục tiêu của công tác lưu trữ là phục vụ nhu cầu sử dụng, tiếp cận với thông tin quá khứ của toàn xã hội, tạo điều kiện để mọi cơ quan, tổ chức, nhân dân tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích chính đáng của mình. Ngày nay, đặc biệt trong nền kinh tế tri thức phát triển, con người càng nhận thức rõ hơn về giá trị của thông tin thì nhu cầu được tiếp cận và khai thác thông tin sẽ ngày một tăng lên. "Quyền được thông tin"  là một quyền cơ bản của công dân mang tính Hiến định, điều đó đã đặt ra trách nhiệm cho ngành lưu trữ, là đảm bảo "quyền được tiếp cận và khai thác thông tin từ tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân"  -Điều 7 Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.

5.  Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa học quản lý, ngày càng nâng cao trình độ quản lý nhà nước.

Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản ánh được toàn cảnh bức tranh về văn minh quản lý nhà nước, là thước đo trình độ quản lý trong mỗi thời kỳ lịch sử ở mỗi quốc gia. Với ý nghĩa đó, tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá cho thế hệ mai sau những truyền thống văn hoá quản lý, kinh nghiệm quản lý nhà nước qua nhiều thế hệ, từ đó phát huy, kế thừa những giá trị tốt, học tập để nâng cao trình độ quản lý qua các thế hệ. Tài liệu lưu trữ trải qua các thế hệ, giúp con người tìm ra những phát minh mới trong quản lý, rút ngắn thời gian, tiết kiệm tiền của, thúc đẩy nhanh sự phát của khoa học quản lý và ứng dụng thành công, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.

Với ý nghĩa, vai trò to lớn của mình, đặc biệt là tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo của tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công tác lưu trữ góp phần tạo ra một nền công vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại. Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.