BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU

 

- Căn cứ Công văn số 283 /VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước v/v ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;

- Căn cứ Hợp đồng chỉnh lý tài liệu số     /HĐ-CLTL giữa và..... Công ty TNHH một thành viên Lưu trữ Hoàng Gia;

        Chúng tôi gồm:

        BÊN GIAO:                               , đại diện là:

        - Ông (bà): ...................................................……....................................

        Chức vụ công tác/chức danh: ....................................……………............

        - Ông (bà): .................................................................……......................

        Chức vụ công tác/chức danh: ..................................……...........................

        BÊN NHẬN: ..................................đại diện là:

        - Ông (bà),

        Chức vụ công tác/chức danh: Cán bộ

        Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu ban đầu để chỉnh lý với những nội dung cụ thể như sau:

        1. Tên phông (hoặc khối) tài liệu:

        2. Thời gian của tài liệu: Từ năm  đến năm

        3. Thành phần và số lượng tài liệu:

        3.1. Tài liệu hành chính:

        - Tổng số hộp (cặp): cặp

        - Quy ra mét giá:  mét

        3.2. Tài liệu khác (nếu có): Không

        4. Công cụ tra cứu và tài liệu liên quan kèm theo: Không

Biên bản này được lập thành hai bản; mỗi bên giữ một bản./.

 

          ĐẠI DIỆN BÊN GIAO                                                   ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN

BÁO CÁO KẾT QUẢ KHẢO SÁT TÀI LIỆU

 

1. Tên phông tài liệu: ......................................................................................

2. Giới hạn thời gian của tài liệu: ......................... ...........................…….....

3. Khối lượng tài liệu:

3.1. Tài liệu hành chính:

- Tổng số hộp (cặp): .............................................…….....................................

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ...........……………………………….........

- Quy ra mét giá: .............. mét.

3.2. Tài liệu khác (nếu có).

4. Thành phần và nội dung của tài liệu:

4.1. Thành phần tài liệu: ngoài tài liệu hành chính, trong phông hoặc khối tài liệu còn có những loại tài liệu gì (tài liệu kỹ thuật, phim ảnh ghi âm...).

4.2. Nội dung của tài liệu: tài liệu của những đơn vị tổ chức hay thuộc về mặt hoạt động nào; những lĩnh vực, vấn đề chủ yếu gì.

5. Tình trạng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý:

5.1. Mức độ thiếu đủ của phông hoặc khối tài liệu;

5.2. Mức độ xử lý về nghiệp vụ: phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị v.v.…;

5.3. Tình trạng vật lý của phông hoặc khối tài liệu.

6. Công cụ thống kê, tra cứu (nếu có).

 

……….……., ngày      tháng     năm  200.….

                                                                   Người khảo sát

                                                                                                                         (Ký tên)

 

 

Phụ lục 3: Đề cương biên soạn Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông

LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG

                 ............................................................................................

Giai đoạn:  ....................................

 

I. LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG

1. Bối cảnh lịch sử; thời gian thành lập; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức - đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc (cần nêu rõ số, ký hiệu;  ngày, tháng, năm và tác giả của văn bản thành lập cơ quan, tổ chức);

2. Những thay đổi, bổ sung (nếu có) về: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc;

3. Ngày, tháng, năm ngừng hoạt động (đối với đơn vị hình thành phông đã ngừng hoạt động);

4. Quy chế làm việc và chế độ công tác văn thư (nêu tóm tắt lề lối làm việc, quan hệ công tác và chế độ công tác văn thư) của cơ quan, tổ chức và những thay đổi quan trọng (nếu có).

 

II. LỊCH SỬ PHÔNG

1. Giới hạn thời gian của tài liệu.

2. Khối lượng tài liệu:

        2.1. Tài liệu hành chính:

        - Tổng số hộp (cặp): ………………………………………………...….;

        - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): …………………………………..;

        - Quy ra mét giá: .............. mét.

        2.2. Tài liệu khác (nếu có).

3. Thành phần và nội dung của tài liệu:

        3.1. Thành phần tài liệu:

        - Tài liệu hành chính bao gồm những loại văn bản, giấy tờ chủ yếu gì;

        - Tài liệu khác (tài liệu kỹ thuật, phim ảnh ghi âm...) (nếu có).

        3.2. Nội dung của tài liệu, nêu cụ thể:

        - Tài liệu của những đơn vị tổ chức hay thuộc về mặt hoạt động nào;

        - Những lĩnh vực, vấn đề chủ yếu và sự kiện quan trọng gì trong hoạt động của đơn vị hình thành phông được phản ánh trong tài liệu.

4. Tình trạng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý:

4.1. Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức và giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử (nếu có);

        4.2. Mức độ thiếu đủ của phông hoặc khối tài liệu;

        4.3. Mức độ xử lý về nghiệp vụ: phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị v.v.…;

        4.4. Tình trạng vật lý của phông hoặc khối tài liệu.

        5. Công cụ thống kê, tra cứu (nếu có).

        6. Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.

 

 

                            

Phụ lục 4: Đề cương biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ

HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ

Phông.....................……...............................

Giai đoạn: .................................

 

I. HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU

1. Phương án phân loại tài liệu:

- Căn cứ lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông;

- Căn cứ tình hình thực tế tài liệu của phông;

- Căn cứ yêu cầu tổ chức, sắp xếp và khai thác sử dụng tài liệu,

Tài liệu phông .........................................................…… được phân loại theo phương án ………………….…………………... ; cụ thể như sau:

          I. Tên nhóm lớn (nhóm cơ bản) 1

                   1.1. Tên nhóm vừa 1

                             1.1.1. Tên nhóm nhỏ 1

1.1.2. Tên nhóm nhỏ 2

1.1.3. Tên nhóm nhỏ 3

                   1.2. Tên nhóm vừa 2

                             ....................................

II. Tên nhóm lớn (nhóm cơ bản) 2

2.1. Tên nhóm vừa 1

2.1.1. Tên nhóm nhỏ 1

2.1.2. Tên nhóm nhỏ 2

2.1.3. Tên nhóm nhỏ 3

2.2. Tên nhóm vừa 2

                             .........................................

III. Tên nhóm lớn (nhóm cơ bản) 3

3.1. Tên nhóm vừa 1

.........................................

3.2. Tên nhóm vừa 2

                   ...........................................

          IV. .....................................

          ............................................

2. Hướng dẫn cụ thể trong quá trình phân loại tài liệu:

Trong phần này, căn cứ tình hình thực tế của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý, cần trình bày những hướng dẫn chi tiết, cụ thể về việc phân chia tài liệu thành các nhóm lớn, nhóm vừa và nhóm nhỏ để những người tham gia phân loại tài liệu thực hiện thống nhất.

 

II. HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ

Trình bày các hướng dẫn chi tiết về:

1. Phương pháp tập hợp văn bản, tài liệu thành hồ sơ đối với những phông hoặc khối tài liệu còn ở trong tình trạng lộn xộn, chưa được lập hồ sơ;

2. Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ đối với những phông hoặc khối tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng còn chưa chính xác, đầy đủ (chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ);

3. Việc viết tiêu đề hồ sơ;

4. Việc sắp xếp văn bản, tài liệu bên trong hồ sơ;

5. Việc biên mục hồ sơ.

 

 

Phụ lục 5: Đề cương biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu

HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Phông.....................................................

Giai đoạn:...............................

 

        Căn cứ ...... (nêu các căn cứ được vận dụng để biên soạn hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phông ......,

        Việc xác định giá trị và định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu trong quá trình chỉnh lý phông ................. được thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

        A. Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn, lâu dài: liệt kê cụ thể các loại hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, lâu dài.

        B. Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản tạm thời: liệt kê cụ thể các loại hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản tạm thời.

        C. Nhóm tài liệu loại ra khỏi phông: liệt kê cụ thể những loại tài liệu loại ra khỏi phông, gồm:

        I. Tài liệu hết giá trị

        II. Tài liệu trùng thừa

        III. Tài liệu bị bao hàm

        IV. Tài liệu không thuộc phông

        Ngoài ra, trong văn bản này, cần trình bày những hướng dẫn chi tiết, cụ thể về việc xác định giá trị tài liệu và định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ để những người tham gia chỉnh lý thực hiện được thống nhất.

 

Phê

duyệt

của ng

ư

ời có thẩm quyền hoặc ng

ư

ời có trách nhiệm (nếu có)

(Ký tên)

.……., ngày      tháng     năm  200.…. Người biên soạn     (Ký tên)

 

         

Phụ lục 6: Đề cương biên soạn kế hoạch chỉnh lý tài liệu

KẾ HOẠCH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU

Phông ……..............................….

Giai đoạn:.............................

1. Mục đích, yêu cầu của đợt chỉnh lý

- Tổ chức khoa học tài liệu phông .......... phục vụ yêu cầu quản lý, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu của phông. 

- Chỉnh lý theo Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính ban hành theo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

- Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu trong quá trình chỉnh lý.

2. Nội dung công việc, phân công trách nhiệm và thời hạn hoàn thành

 

Stt	Nội dung công việc	Người thực hiện	Người phối hợp	Thời hạn
1	Giao nhận tài liệu	...........	..........	.......
2	Khảo sát tài liệu và viết báo cáo kết quả khảo sát	...........	..........	.......
3	Vệ sinh sơ bộ tài liệu	...........	..........	.......
4	.............................	...........	..........	.......

Các nội dung, các bước công việc và thời gian thực hiện cần được xác định cụ thể và phân công trách nhiệm thực hiện rõ ràng.

3. Chuẩn bị địa điểm, phương tiện và văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý:

a) Chuẩn bị địa điểm chỉnh lý: phòng làm việc, bàn ghế và phương tiện khác.

b) Văn phòng phẩm (giấy, bút bi, bút chì mềm, bút đánh số hộp, mực, bút viết bìa và viết nhãn hộp; bìa hồ sơ; hộp đựng tài liệu; dao, kéo, thước kẻ....).

4. Kinh phí chỉnh lý:

Tổng số:

Trong đó:

- Thuê lao động thực hiện chỉnh lý:

- Mua phương tiện, văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý:

- Chi khác: